Benchmark unter Freunden: VOICE Konsortial-Benchmarking entwickelt sich zum Tool für IT-Value-Management

Ende des vierten Quartals dieses Jahres startet das neue VOICE Konsortial-Benchmarking (VKB). Sowohl große als auch mittelständische Unternehmen sind eingeladen, sich als Teilnehmer einzubringen.  Das Besondere am VKB: Eine Forschungsstudie der Hochschule Konstanz begleitet den Benchmark. Mit Hilfe der Forschungsergebnisse wird der Kostenvergleich zu einem Werkzeug für das IT-Value-Management weiterentwickelt. Außerdem spielen im VKB Analyse der Input-Daten und vor allem der Best-Practice-Austausch unter den Teilnehmern eine so herausragende Rolle, dass er auch „Benchmark unter Freunden“ genannt wird.

Gerade in Umbruchsituationen ist es für Unternehmen elementar, die eigene Basis zu kennen. Vorhaben werden schnell zu Makulatur, wenn nicht klar ist, welche Ressourcen und Capabilities zu welchen Kosten zur Verfügung stehen. Wer nicht weiß, wo er steht, kann auch keine Richtung bestimmen. Besonders die schnellen Umbrüche in der Wahrnehmung (vom Kostenfaktor zum Asset), der Nutzung und den Anforderungen machen flexibles Controlling und anpassungsfähige Planung in der IT schwierig.

Das Dilemma des IT-Kostenmanagements verkleinern

Mit dem VOICE Konsortial-Benchmark erhalten Unternehmen ungeschminkte Transparenz über Fähigkeiten und Kosten ihrer IT. Kombiniert mit Analyse und Best-Practice-Austausch können sie so realistisch und robust nicht nur die nächsten Schritte in der IT planen, sondern auch Strategien für ihre digitale Transformation entwickeln.

Bleiben schon im klassischen IT-Kostenmanagement einige Fragen offen, birgt die Digitalisierung zusätzliche Herausforderungen. Es entstehen neue Produkte und Geschäftsmodelle, digitale Services erweitern bestehende Produkte, interne und externe (Kunden) Prozesse werden noch stärker automatisiert. Das bedingt ein „Mehr“ an spezifischem IT-Aufwand. Die Verantwortung für die IT wird dezentraler. Außerdem agilisieren sich IT und Business. Die spezifischen Aufwände und damit die Budgets lassen sich sehr viel weniger exakt planen und budgetieren.

Deshalb reicht das traditionelle IT-Kostenmanagement nicht mehr aus. Zum einen braucht es einen viel intensiveren strategischen Dialog zwischen Business und IT. Zum anderen muss das  Kostenmanagement zum Value-Management weiterentwickelt werden. Es geht nicht mehr um die Kosten der IT, sondern mit IT als wichtigem Produktionsfaktor rücken die Werte in den Fokus, die mit ihr geschaffen werden.

Um Antworten darauf zu finden, wie man ein solches Value-Management aufbaut und welchen Kriterien und KPIs es folgen kann, um das Dilemma des traditionellen IT-Kostenmanagements zumindest zu verkleinern, begleitet das zur Hochschule Konstanz gehörende Konstanzer Institut für Prozesssteuerung (KIPS) den neuen VOICE Konsortial-Benchmark mit einer Forschungsstudie.

Im neuen VOICE Benchmark geht es natürlich einerseits darum, die Kosten (auch die neuen Kostenarten wie Cloud-Services, Subskriptionsmodelle und Managed Services sowie dezentral genutzte IT-Services) der IT exakt herauszufinden und untereinander zu vergleichen. Aber es geht ganz wesentlich auch darum, mit Hilfe der Begleitforschung und des direkten Erfahrungsaustausches unter den Teilnehmern herauszufinden, welchen Wert diese Aufwendungen für das Unternehmen bedeuten und Messgrößen für diesen Wert zu finden. Diese neu definierten Messgrößen werden in kommende Runden des VOICE Konsortial-Benchmark eingebracht.

Best-Practice unter Freunden

Mit dem VKB analysieren die teilnehmenden Unternehmen nicht nur ihre IT-Basis und damit ihre Fähigkeiten und Kosten, sie tauschen sich auch mit den anderen teilnehmenden Unternehmen über Best Practices aus. Es wird zum Beispiel auf Basis der erhobenen Daten diskutiert, wie sich die Fähigkeit für mobiles Arbeiten am effizientesten erwerben lässt, wie sich Cloud-Services am kostengünstigsten gegen Cyberangriffe absichern lassen, ohne das Security-Niveau zu senken oder gegen Compliance-Vorschriften zu verstoßen.

Teilnehmernutzen

  • Transparenz über IT-Kosten und -Fähigkeiten (inklusive der aktuellen Kostenarten)
  • Gemeinsame Entwicklung eines IT-Value-Managementsystems
  • Teilnehmer bestimmen die zu erhebenden Kostenarten
  • Solide Datengrundlage für next step IT
  • Ausbau der eigenen Analysefähigkeiten
  • Größere Effektivität durch Austausch von Best-Practice-Wissen
  • Bestes Preis-Leistungsverhältnis

Daten als Basis für Vertrauen

„Das Erheben der Daten stellt im VKB nur den ersten Schritt dar. Natürlich müssen sie korrekt sein und in den richtigen Kategorien erfasst werden, aber im Grunde bilden sie die Basis für das gegenseitige Vertrauen der Teilnehmer“, erklärt VOICE-Benchmark Leiter Robin Kaufmann. „Das Vertrauen, sich auf Analyse- und Best Practice-Austausch einzulassen ist der Kern des VKB. Deshalb nennen wir ihn informell auch ´Benchmark unter Freunden´.“

Der VKB ist als ganzheitliches Steuerungswerkzeug gedacht. Er umfasst unter anderem die Bausteine Infrastructure & Operations (Server, Storage, Backup, Fileservice, Datenbanken, Cloud, Netze, Security etc.) und Business Applications (Workplace, ERP/CRM/SCM etc., Servicedesk, SaaS, PaaS). Diese beiden Bausteine bilden das klassische Benchmark-Programm ab. In den Bausteinen Value & Business Impact sowie Best Practices liegen die Hauptdifferenzierungsmerkmale des VKB. Ausgehend von den Input-Daten suchen die Teilnehmer gemeinsam impact-orientierte Messgrößen und bringen sie in weiteren Benchmark-Runden ein. Hier gehen Begleitforschung und Benchmark Hand in Hand.

Teilnehmer legen Vorgehen und Definitionen fest

Im Zeitplan ist vorgesehen, dass der VKB im Q4/21 mit der Datenerfassung beginnt und Ende Q2/22 mit den Best Practice Workshops endet.  Die Datenerfassung erfolgt über ein VOICE eigenes Tool. In einem der beiden Schwerpunkte des VKB, der Analyse der Daten, werden die erhobenen Daten natürlich auf Korrektheit geprüft. Außerdem legen die Teilnehmer fest, welche Vergleichsservices für die Analyse entwickelt werden sollen. Darüber hinaus definieren sie, wie die Daten zu interpretieren sind. Also ganz prosaisch: Ab wie viel € kostet zum Beispiel ein Desktop- oder ein Cloud-Service zu viel Geld oder ab welcher Zeitspanne muss eine Transaktion als langsam betrachtet werden. Selbstverständlich legen die Teilnehmer aufgrund des Datenvergleichs auch fest, ab wenn die Werte als „gut“ ab wann als „beispielhaft“ einzustufen sind.

Die ausführenden Partner beim VKB sind zum einen das Konstanzer Institut für Prozessteuerung (KIPS) der Hochschule Konstanz (HTWG) sowie zum anderen die hochschulnahe Beratung BITCO3. Diese hat sich unter Leitung von Professor Christopher Rentrop auf IT-Governance, IT-Strategie und IT-Value spezialisiert. Professor Rentrop lehrt und forscht im Bereich Wirtschaftsinformatik an der HTWG und ist Mitglied im wissenschaftlichen Beirat von VOICE.

Außerdem gehört Hr. Rentrop zur Leitung des KIPS, das sich auf die anwendungsorientierte Forschung zu Governance, Strategie, operative Steuerung, Ausführung und Implementierung von Geschäftsprozessen konzentriert. Dort forscht auch Constanze Riedinger zu den Themen IT-Kosten und Wertbeitrag der IT.

Die Kosten für den VKB sind unvergleichbar niedrig. Kein anderer, umfassender Benchmark ist zu so niedrigen Preisen zu haben. Außerdem geben wir die durch Skaleneffekte zu erzielenden Preisreduktionen an unsere Teilnehmer weiter. Kostet der VKB bei 7 Teilnehmern 40 000 € reduziert sich der Preis bei 15 Teilnehmern bereits auf 30 000 €.

Eckpunkte des VOICE Konsortial-Benchmarking

ModuleInfrastructure & Operations, Business Applications, Value & Business Impact, Best Practices
ZielgruppeGroße und mittlere Unternehmen
Datenerhebungüber ein von VOICE bereitgestelltes individuelles Tool
ZeitplanQ4/21 bis Ende Q2/22
Kosten (pro Teilnehmer)zwischen 30 000 – 40 000 € (je mehr Teilnehmer desto preiswerter)
PartnerHochschule Konstanz, KIPS
Ansprechpartner VOICERobin Kaufmann, robin.kaufmann@voice-ev.org
Ansprechpartner BegleitforschungConstanze Riedinger, constanze.riedinger@voice-ev.org

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