2. virtueller CIO-Erfahrungsaustausch zur Corona-Krise

Das virtuelle Treffen der VOICE-CIO-Community fühlte sich schon beim 2. Mal ganz normal an, obwohl sich einige zunächst noch im falschen Teams Meeting verirrt hatten. Die Impulse kamen am 1.04.2020 von Dr. Michael Müller-Wünsch (CIO Otto), Peter Vahrenhorst (LKA NRW) und Peter Janze (digital @ M GmbH). Patrick Quellmalz (ZF Group) führte erneut souverän durch den Erfahrungsaustausch.

 Hier einige Eindrücke aus den Impulsen und anschließenden Diskussionen:

• VOICE-Geschäftsführer Wolfgang Storck betonte, dass man auch bei weitgehender Home-Office-Arbeit die sozialen Komponenten der Kommunikation nicht vernachlässigen dürfe. Er regte einen digitalen Kummerkasten oder einen anderen digitalen Mechanismus an, in dem die Mitarbeitenden ihre Fragen und Probleme äußern bzw. diskutieren können.
• Ein Teilnehmer berichtete von virtuellen Kaffeeküchen innerhalb seines Unternehmens, wo bereits sehr viele Mitarbeiter im Home-Office arbeiten. Sie sind als ständig offene Kanäle in MS-Teams realisiert. Jeder Mitarbeitende, der in virtueller Begleitung einen Kaffee trinken möchte, zeigt das an. Andere „gehen“ mit in die Kaffeeküche oder eben auch nicht. Das Unternehmen profitiert davon, dass man schon vor 2 Jahren mit dem Ausrollen von Office 365 begonnen hat. Außerdem bekommt dort jeder Mitarbeiter inzwischen ein mobiles Endgerät (Laptop oder Smartphone). Obwohl der Ernstfall „alle im Home-Office“ nie trainiert worden sei, funktioniere das in der jetzigen Ausnahmesituation gut. Bei der remoten Arbeit haben sich regelmäßige Umfragen bewährt, in denen die Mitarbeiter in einigen Kategorien nach ihrem Befinden gefragt werden

Warnung vor Fake-Websites und Phishing-Attacken

• Ein Behördenvertreter berichtete davon, dass sein Dienst rund 20 000 Smartphones angeschafft hat. Weil etliche Kollegen auch vor Ort sein müssen, funktioniere die Heimarbeit bei seiner Behörde nicht für alle. Aufgrund der besonderen Natur des Dienstes arbeite man zwar mit verschiedenen Collaboration-Services, „aber die Services für alle Dienste stehen bei uns“.
• Andere Teilnehmer warnten vor Fake-Websites, die zum Beispiel den Corona-Ticker der Johns-Hopkins-Universität oder die Bereitstellung von Förderanträgen simulieren, um Nutzerdaten abzugreifen.
• Die Unternehmen sollten obwohl jetzt viel mit der heißen Nadel gestrickt werde, keinesfalls die Sicherheitsaspekte außer acht lassen. Die Cyberbetrugsfälle steigen. Andere Teilnehmer teilten die gleichen Erfahrungen. Sie verzeichnen vor allem einen Anstieg von Phishing-Angriffen.
• Einem anderen Teilnehmer, Vertreter einer Stadtverwaltung, geht es vor allem darum, möglichst schnell, möglichst vielen Mitarbeitern das remote Arbeiten zu erlauben. Corona treibe die Digitalisierung in verschiedenen Bereichen der Verwaltung schneller voran. Für ihn liegt der Schlüssel im remoten Arbeiten in der Verantwortungsübertragung. Die bisher bekannten Informationshierarchien funktionierten nicht mehr. Es sei enorm wichtig, den Mitarbeitern zu vertrauen. Er sieht durch die Corona-Krise eine verstärkte Nachfrage und Nutzung von Self-Services unter den städtischen Mitarbeitern.

Wie kommen wir wieder in den Normalbetrieb?

• Alle Teilnehmer sehen in der Videokommunikation eine enorme Erleichterung beim Arbeiten im Home-Office.
• Teilnehmer berichteten, wie sie helfen, die Home-Office-Arbeitsplätze ergonomischer auszustatten. Einige erlauben Ihren Entwicklern hochauflösende Monitore aus dem Unternehmen mitzunehmen. Andere haben hunderte von Monitoren zusätzlich gekauft.
• Es wurden auch die Vor- und Nachteile verschiedener Collaboration- und Video-Tools besprochen. Zoom steht aus Datenschutzgründen zurzeit in der Kritik. Für Mitarbeiter ohne AD-Anbindung sei der Microsoft-Dienst Kaizala eine gute Alternative. Viele Unternehmen nutzen außerdem Microsoft Teams.
• Die Teilnehmer erörterten auch die virtuellen Zusammenarbeit agiler Teams. Tenor: Die Standup-Meetings lassen sich sehr gut auch digital durchführen. Ansonsten finden Tools wie Jira, Confluence oder Agile Manager Verwendung.
• Inzwischen beschäftigen sich einige Teilnehmer, die für internationale Unternehmen arbeiten, bereits wieder mit der Frage: „Wie kommen wir zurück in den Normalbetrieb?“