Datenverarbeitungshinweise des VOICE – Bundesverband der IT-Anwender e.V und VOICE – CIO Service GmbH
Ergänzend zu unseren Datenschutzhinweisen finden Sie hier unsere aktuellen Datenverarbeitungshinweise für VOICE – Bundesverband der IT-Anwender e.V. und dessen Tochterunternehmen VOICE – CIO Service GmbH.
Letzte Aktualisierung: 11.03.2021
1. Zoho-One Programmsuite
Personenbezogene Daten, die Sie durch eine Kontaktanfrage über eines unserer Kontaktformulare, die Teilnahme an einer unserer Umfragen oder direkte geschäftliche Beziehungen an uns, mitgeteilt haben, werden von uns mit Hilfe eines CRM-Systems (Customer-Relationship-Management) verarbeitet und gepflegt.
Das aktuell verwendete Zoho One, welches das CRM-System beinhaltet, wird von der Firma Zoho Corporation, 4141 Hacienda Drive, Pleasanton, CA 94588, USA betrieben und angeboten. Darüber hinaus werden verschiedene weitere Applikationen innerhalb der Zoho One Suite verwendet.
Die Daten, die an Zoho CRM übermittelt werden, dienen dem Zweck der gewünschten Kontaktaufnahme und der Übermittlung von Ihnen angeforderter Informationen sowie der Begründung und Aufrechterhaltung von Verträgen.
Wir haben mit der Zoho Corporation einen entsprechenden Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Zoho ist nach dem EU-US Privacy Shield zertifiziert und die Daten werden in einem sich in der Europäischen Union befindlichen Datacenter gespeichert. Unter dem folgenden Link finden Sie die Datenschutzerklärung der Zoho Corporation: https://www.zoho.com/de/privacy.html
2. Microsoft Office 365 / MS Teams
er Collaborationplattform Microsoft Teams ist ein Angebot der Microsoft Corporation für Teamarbeit in Office 365. Gruppen oder Teilnehmer von Onlinemeetings erhalten mit dieser App einen zentralen Ort für innovatives Arbeiten und Austausch. Bei der Nutzung von Teams steht die vereinfachte Kommunikation im Fokus. Nutzer bleiben intuitiv und spontan mittels Chats, Anruf, Konferenz oder durch das Ablegen und Teilen von Dokumenten sowie dessen Bearbeitung mit den Teilnehmern verbunden und das je nach Anforderung. So ist es beispielsweise auch möglich, unter vier Augen oder in kleineren Gruppen zu kommunizieren. Auf Wunsch können Dateien, Unterhaltungen oder der komplette Desktop für die gemeinsame Nutzung freigegeben werden.
Die Nutzung ist mit einem Gastzugang möglich. Eine Einladung für einen Gastzugang kann an jede beliebige Adresse gesendet werden. Für die aktive Nutzung des Gastzuganges ist ein Microsoft Konto erforderlich, welches jedoch schnell und unkompliziert eingerichtet ist. Gäste können fast alle Funktionen vollumfänglich nutzen. So können sie zum Beispiel an Team Chats und Meetings teilnehmen und haben Zugriff auf geteilte Daten – sofern sie sich im Tenants von VOICE befinden oder es sich nicht um ein Kanalmeeting handelt.
Einwilligung in die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen des Anbieters
Die Nutzung von Microsoft Teams unterliegt den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Microsoft.
Datenschutzbestimmungen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Nutzungsbestimmungen: https://www.microsoft.com/de-CH/servicesagreement/
Mit der Nutzung von Microsoft Teams akzeptieren Sie die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Diese Datenschutzbestimmungen wurden vom Nutzer mit der Anmeldung mit seinen persönlichen Anmeldedaten in der Microsoft Cloud akzeptiert.
Datenschutzbestimmungen
Bei der Nutzung von Microsoft Teams für die Kommunikation und Austausch bei VOICE – Bundesverband der IT-Anwender e.V oder dessen Tochter der VOICE – CIO Service GmbH, nachfolgend VOICE genannt, sind die folgenden Datenschutzbestimmungen zu beachten.
Rechtsgrundlagen für die Datenbearbeitung bei VOICE sind die berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f der EU-DSGVO. Soweit ein Auftrags- oder Vertragsverhältnis besteht, ist VOICE berechtigt und verpflichtet, die Daten zu bearbeiten und zu speichern.
Der Auftraggeber und Nutzer kann jederzeit Instruktionen für den Verzicht auf die weitere Nutzung von Microsoft Teams erteilen und die Löschung der Daten in der Microsoft Cloud verlangen.
Auftragsverarbeiter
Microsoft ist ein beauftragter Dritter im Sinne des Datenschutzgesetzes und versichert im Sinne seiner Datenschutzerklärung, die über Microsoft Teams geleiteten Personendaten nicht anders als für den elektronischen Austausch mit den Teilnehmern zu verwenden und die Datensicherheit zu gewährleisten.
Datenübermittlung ins Ausland
Microsoft Teams übermittelt, speichert und verarbeitet Daten außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO. Die Übermittlung, Speicherung und Verarbeitung der Daten können auch in Ländern ohne gleichwertigen Datenschutz erfolgen, insbesondere auch in den USA erfolgen. Microsoft stellt den Datenschutz in diesen Ländern mit Standardvertragsklauseln sicher. Microsoft wird die Anforderungen des Europäischen Wirtschaftsraums bezüglich Erhebung, Nutzung, Übertragung, Speicherung und sonstiger Verarbeitung personenbezogener Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum respektieren. Alle Übertragungen personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation unterliegen angemessenen Absicherungen, wie sie in Art. 46 DSGVO beschrieben sind, und solche Übertragungen und Absicherungen werden nach Art. 30 Absatz 2 DSGVO dokumentiert. Darüber hinaus ist Microsoft im Privacy Shield Framework EU-USA zertifiziert (www.privacyshield.gov/welcome).
Datensicherheit
Die Kommunikation per E-Mail, Telefax, Mobiltelefonen oder Internetapplikationen beinhaltet Risiken wie die Möglichkeit zur Einsicht in den Inhalt der Mitteilung, deren Abänderung oder Verlust. Zum Schutz der Daten wurden durch Microsoft zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diesen Service verarbeiteten Daten sicherzustellen. Die Daten werden soweit möglich verschlüsselt. Die Verschlüsselung kann jedoch zum Beispiel nicht gegen Man-in-the-Middle-Angriffe schützen (z.B. in einem ungeschützten WiFi beim Reisen oder in einem Hotel). Die Kommunikation über Internetapplikationen beinhaltet Risiken wie die Möglichkeit zur Einsicht in den Inhalt der Mitteilung, deren Abänderung oder Verlust.
Haftungsausschluss
VOICE lehnt jede Gewähr und Haftung für sich aus dem Gebrauch von Microsoft Teams und einer sich allenfalls daraus ergebende Verletzungen der Vertraulichkeit im Rahmen des gesetzlich zulässigen Haftungsausschlusses ab.
3. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzverarbeitungshinweise
Diese Datenverarbeitungshinweis ist aktuell gültig in seiner gültigen Fassung mit oben genannten Stand. Änderungen und Anpassungen werden mit größter Sorgfalt hier hinterlegt. Es fließen hier Anpassungen aufgrund gesetzlicher Regelungen genauso wie aufgrund von Technologieänderungen ein.
