CIO-Erfahrungsaustausch: IT-Kostenmanagement – Output ist wichtiger als Kosten

Im letzten CIO-Erfahrungsaustausch am 06.10.2021 standen IT-Kosten, ihre oft fehlende Transparenz und vor allem die Perspektive, unter der sie zu betrachten sind, im Vordergrund. Professor Christopher Rentrop von der Hochschule Konstanz steckte mit seinem Vortrag „IT-Kostenmanagement im digitalen Unternehmen“ allen Teilnehmern ein Licht auf. 

Transparenz, Vollkosten, Verhalten beeinflussen

Auf die Frage, warum Kostenmanagement nötig, gibt der Professor drei Antworten: Es braucht Kostentransparenz erstens, um den Ressourcenverbrauch zu verstehen und zu beeinflussen. Zweitens ist sie nötig, um die Vollkosten der IT zu ermitteln und drittens ist sie Grundlage der Verhaltenssteuerung. Wenn die IT oder das Unternehmen ein bestimmtes Nutzungsverhalten bevorzugen, muss klar sein, welche Konsequenzen zum Beispiel Standardisierung oder die priorisierte Nutzung bestimmter Services oder die IT-Leistungserstellung in einer bestimmten Qualität auf die Kosten hat.

 

Allerdings wies Rentrop auch auf ein zentrales Paradoxon des IT-Kostenmanagements hin. Der Großteil der IT-Kosten entsteht durch Unternehmensentscheidungen, von denen die IT die meisten wenig oder kaum beeinflussen kann. In Experteninterviews hat das KIPS herausgefunden, dass sich lediglich 0,75 Prozent eines IT-Budgets kurzfristig (durch Entscheidungen in der IT) einsparen lassen.

 

Bleiben schon im klassischen IT-Kostenmanagement einige Fragen offen, birgt die Digitalisierung zusätzliche Herausforderungen. Es entstehen neue Produkte und Geschäftsmodelle, digitale Services erweitern bestehende Produkte, interne und externe (Kunden) Prozesse werden noch stärker automatisiert. Das bedingt ein „Mehr“ an spezifischem IT-Aufwand. Die Verantwortung für die IT wird dezentraler. Außerdem agilisieren sich IT und Business. Die spezifischen Aufwände und damit die Budgets lassen sich sehr viel weniger exakt planen und budgetieren. 

Es braucht einen viel intensiveren strategischen Austausch zwischen IT und Business

Deshalb ist ein Festhalten am traditionellen IT-Kostenmanagement zumindest in Frage zu stellen. Es brauche einen viel intensiveren strategischen Dialog zwischen Business und IT und die Entwicklung vom Kostenmanagement zum Value-Management. Der Nutzen, der Wert, den die IT durch ihre Arbeit und Investitionen schafft, muss stärker in den Fokus rücken.

Um Antworten darauf zu finden, wie man ein solches Value-Management aufbaut und welchen Kriterien und KPIs es folgen kann, um das Dilemma des traditionellen IT-Kostenmanagements zumindest zu verkleinern, begleitet das zur Hochschule Konstanz gehörende Konstanzer Institut für Prozesssteuerung (KIPS) den neuen Konsortial-Benchmark mit einer Forschungsstudie, den VOICE Anwenderunternehmen innerhalb und außerhalb des Bundesverbandes anbietet. 

Im neuen VOICE-Benchmark geht es um Kosten und den Wert der IT

Im neuen VOICE-Benchmark geht es natürlich einerseits darum, die Kosten (auch die neuen Kostenarten wie Cloud-Services, Subskriptionsmodelle und Managed Services sowie dezentral genutzte IT-Services)  der IT exakt herauszufinden und untereinander zu vergleichen. Aber es geht ganz wesentlich auch darum, mit Hilfe der Begleitforschung und des direkten Erfahrungsaustausches unter den Teilnehmern herauszufinden, welchen Wert diese Aufwendungen für das Unternehmen bedeuten und Messgrößen für diesen Wert zu finden. Diese neu definierten Meßgrößen werden in kommende Runden des VOICE Konsortial-Benchmark eingebracht. Wenn Sie Interesse haben, am VOICE-Benchmark teilzunehmen, melden Sie sich gern beim VOICE-Kollegen Robin Kaufmann.

 

Der nächste CIO-Erfahrungsaustausch findet am 13.10.2021 um 18:00 Uhr statt.  Wenn Sie dabei sein möchten, aber noch kein VOICE-Mitglied sind, melden Sie sich gern beim VOICE-Kollegen Grischa Thoms.